• Τα περίπτερα επιλέγονται από τους Εκθέτες με σειρά προτεραιότητας τηρουμένων των οποιωνδήποτε τεχνικών ή κατασκευαστικών προδιαγραφών που καθορίζονται από τους Οργανωτές και περιγράφονται στα επίσημα έντυπα της Έκθεσης.
  
  
• Η οργανώτρια εταιρεία έχει το δικαίωμα να αρνηθεί οποιαδήποτε συμμετοχή ή εκθέματα που κατά την κρίση της είναι επικίνδυνα ή ογκώδη, δεν είναι συναφή με το θέμα της έκθεσης, ή δεν προσδιορίζονται στο συμβόλαιο του εκθέτη.
  
  
• Οποιοδήποτε σχέδιο διακόσμησης του περιπτέρου, πρέπει να επιβάλλεται για έγκριση στους οργανωτές προκειμένου να μην αλλάξει η βασική εμφάνιση και δομή του χώρου, ούτε να ενοχλεί τους άλλους εκθέτες.
  
  
• Οι οργανωτές έχουν την υποχρέωση να παραδώσουν στον εκθέτη το χώρο του περιπτέρου 2 ημέρες νωρίτερα από την έναρξη της έκθεσης. Η παράδοση γίνεται εφόσον ο εκθέτης έχει εξοφλήσει το κόστος του περιπτέρου. Η διακόσμηση και η τοποθέτηση των εκθεμάτων στο χώρο των περιπτέρων πρέπει να έχει τελειώσει από τους εκθέτες μία ώρα νωρίτερα από την έναρξη της έκθεσης.
  
  
• Η παραλαβή των περιπτέρων γίνεται στις συγκεκριμένες ημερομηνίες που οι Οργανωτές καθορίζουν, από εξουσιοδοτημένα άτομα των εκάστοτε Επιχειρήσεων, προσερχόμενοι στην Γραμματεία των Οργανωτών
  
  
• Δεν επιτρέπεται η μεταφορά εκθεμάτων προς και από τους εκθεσιακούς χώρους ή η μετακίνησή τους από τα περίπτερα κατά την διάρκεια της Έκθεσης χωρίς την ειδική έγκριση των Οργανωτών.
  
  
• Οι εκθέτες υποχρεούνται να παραδώσουν τα περίπτερα στην κατάσταση που τα παρέλαβαν. Αν ο εκθέτης ή εκπρόσωπος τους, κατά τη διάρκεια των εργασιών προκαλέσει ζημιές ή απώλειες στα υλικά δομής των περιπτέρων, στο χώρο της έκθεσης ή σε ιδιοκτησία τρίτων, οι οργανωτές έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν αποζημίωση σύμφωνα με την εκτίμηση το αρμόδιο τεχνικού.
  
  
• Με τη λήξη της έκθεσης οι εκθέτες είναι υποχρεωμένοι να μεταφέρουν αμέσως τα εκθέματα τους από το χώρο της έκθεσης ως και τα υλικά διακόσμησης του περιπτέρου τους, το αργότερο 24 ώρες μετά το πέρας της έκθεσης. Σε περίπτωση που δεν μεταφερθούν εγκαίρως, οι οργανωτές έχουν το δικαίωμα να τα μεταφέρουν και αποθηκεύσουν με δαπάνες των εκθετών.
  

ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΜΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ

Κύριο στοιχείο για μία επιτυχή συμμετοχή σε μία έκθεση είναι ο σωστός και έγκαιρος σχεδιασμός της. Για να γίνει αυτό θα πρέπει η κάθε εταιρία να έχει λάβει υπόψη της μερικούς παράγοντες που θα την βοηθήσουν να προσεγγίσει το επιθυμητό κοινό με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.

1. Διαχωρίστε το σχεδιασμό σας σε ενέργειες πριν την έκθεση, κατά τη διάρκεια και μετά το τέλος της.

Πριν την έκθεση

1. Πληροφορηθείτε εγκαίρως για την διάταξη του χώρου της έκθεσης. Επιλέξτε ένα περίπτερο που να ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας, λαμβάνοντας υπόψη τα γειτονικά σας περίπτερα και τα περίπτερα των ανταγωνιστών σας.
2. Καλό είναι πριν την έκθεση να έχετε ενημερωθεί από τη διοργανώτρια εταιρία, για το προφίλ των επισκεπτών. Αυτό θα σας βοηθήσει να οργανώσετε καλύτερα τις δράσεις σας.
3. Πριν την έναρξη της έκθεσης, επικοινωνήστε με τους επισκέπτες μέσω επιστολών, e-mails ή ακόμα και τηλεφωνικά, ενημερώστε τους για τη συμμετοχή σας στην έκθεση και προσκαλέστε τους να σας επισκεφθούν στο περίπτερό σας.
4. Ενημερωθείτε για τους όρους συμμετοχής και για κανονισμούς χρήσης του εκθεσιακού χώρου.

Σχεδιασμός του περιπτέρου

1. Σχεδιάστε το περίπτερό σας με κύριο γνώμονα την καλύτερη προβολή του brand της εταιρίας σας, ώστε να είναι εύκολα αναγνωρίσιμο από τους επισκέπτες. Προβάλλεται πρωτίστως τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας και δευτερευόντως την εταιρία.
2. Σχεδιάστε το περίπτερό σας απλά, θέτοντας ως στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των επισκεπτών σας.

Κατά τη διάρκεια της έκθεσης

1. Αποφύγετε να υπερφορτώσετε τις διαθέσιμες επιφάνειες με υλικό, συγκεντρώστε τα έντυπά σας σε συγκεκριμένα σημεία.
2. Στελεχώστε το περίπτερό σας βάση των πραγματικών αναγκών σας ώστε να σας δίνετε η δυνατότητα να λείψετε αν χρειαστεί.
3. Κερδίστε τους επισκέπτες με την πρώτη εντύπωση. Καλωσορίστε τους στο περίπτερό σας, ακόμα και αν εξυπηρετείτε κάποιον άλλον και φροντίστε να είστε ευγενικοί, ευδιάθετοι και με αρκετή ενέργεια.
4. Αφιερώστε τον απαραίτητο χρόνο σε όλους τους επισκέπτες ανεξάρτητα από την ιδιότητά τους (αν είναι πελάτες, επαγγελματίες, μαθητές ή φοιτητές). Όλοι μπορεί να γίνουν οι αυριανοί σας πελάτες.
5. Προτιμήστε την παρουσία λιγότερων επισκεπτών που σας δώσει τη δυνατότητα να αξιοποιήσετε ουσιαστικά την επαφή μαζί τους και μην αρκεστείτε σε επιφανειακή επικοινωνία προσπαθώντας να προσελκύσετε περισσότερους επισκέπτες.
6. Οι ώρες μη αιχμής μπορεί να αποδειχθούν σημαντικότερες για το κλείσιμο μίας καλής συμφωνίας, καθώς έχετε το χρόνο για ποιοτική επαφή.
7. Διερευνήστε τις ανάγκες των επισκεπτών σας και συζητήστε μαζί τους. Αποφύγετε τις απευθείας ενέργειες πωλήσεων.
8. Αξιοποιήστε το χρόνο σας στην έκθεση για να δείτε πως κινούνται οι ανταγωνιστές σας.

Μετά την έκθεση

1. Η σημαντικότερη στιγμή μίας έκθεσης είναι το τέλος της. Έχει ιδιαίτερη σημασία μετά το πέρας μίας έκθεσης, να διατηρήσετε τις επαφές που κάνατε κατά τη διάρκειά της. Επικοινωνήστε με όσους πέρασαν από το περίπτερό σας ζητώντας σας περισσότερες πληροφορίες. Στείλτε τα έντυπα, το πληροφοριακό υλικό και τις προσφορές που σας έχουν ζητήσει. Ο σωστός χειρισμός του follow up της έκθεσης θα σας επιτρέψει να φανείτε συνεπείς στις υποχρεώσεις σας και θα ενδυναμώσει την καλή φήμη της εταιρίας σας.